Confidentialité et privilège, des points indispensables pour un bon secrétaire

La confidentialité est la principale qualité attendue d’une bonne secrétaire. Au cours de son travail, la secrétaire doit pouvoir gérer un grand nombre d’informations qui sont privées et privilégiées pour l’employeur et sa clientèle. Le chef d’entreprise doit pouvoir avoir une totale confiance en son secrétaire, et au fait que le travail qu’il lui confie est traité et exécuté avec la plus grande confiance, car sans cela, il perdra confiance en vous, même si vos compétences en dactylographie sont extraordinaires.

Il faut des années d’expérience en tant que secrétaire auprès de chaque employeur pour pouvoir distinguer ce qui est confidentiel de ce qui ne l’est pas, et en fait, on ne peut jamais vraiment en être sûr. Même quelque chose qui vous semble sans importance et de notoriété publique ne l’est peut-être pas, et dont la divulgation pourrait créer une catastrophe aux conséquences désastreuses, non seulement pour votre employeur et son entreprise, mais aussi pour vous-même. Par conséquent, traitez tous les documents comme confidentiels et dans la plus stricte confidentialité. 

Un bon secrétaire n’est pas celui qui est juste présent quand il faut, ni celui qui est « trop serviable ». Il est plus que primordial de savoir faire la part des choses et surtout d’avoir un bon esprit de discernement dans telle ou telle situation. Il faut éviter de communiquer des informations à n’importe qui sans être passé par le patron. Que vous connaissiez ou non un interlocuteur, vous n’avez pas l’expérience de votre patron pour juger quelles informations peuvent être communiquées et à qui. C’est bien beau de vouloir faire un effort supplémentaire pour son patron, mais cela doit être  » offert  » à son patron, et pas seulement  » supposer  » qu’il est justifié.

Soyez donc très prudent, lorsque vous décidez de mettre vos compétences au service d’une entreprise. Si vous n’avez pas d’expérience alors n’hésitez pas à vous rapprocher de votre patron, c’est ainsi que vous apprendrez. Soyez prêt à aller le plus loin possible dans votre métier, à devenir le meilleur.